grudzień 2011

Popełniane błędy przy wypełnianiu wniosków o płatność wynikają najczęściej z braku zachowania należytej staranności. Należy pamiętać, że ignorowane przez Beneficjenta drobiazgi, jak literówki, błędy liczbowe czy niewypełnione pola, wynikające najczęściej z pośpiechu, mogą spowodować konieczność złożenia korekty wniosku. Dlatego też nie należy przygotowywać wniosków na ostatnią chwilę, dobrze jest też przed złożeniem wniosku dać go do przeczytania i sprawdzenia drugiej osobie. 

Do najczęściej popełnianych błędów należy:

1. Sporządzanie wniosku o płatność na nieaktualnym wzorze.
2. Podawanie nieprecyzyjnych danych dotyczących zapłaty za dany dokument. Jeżeli zapłata nastąpiła w kilku ratach należy podać wszystkie daty (pkt. 9 kol. 4 – data zapłaty). Liczne pomyłki zdarzają się przy podawaniu kwot brutto i netto, które muszą się zgadzać z kwotami znajdującymi się na rozliczanym dokumencie księgowym, niezależnie od tego, czy rozliczamy całą wartość dokumentu, czy tylko jego część. Właściwą kwotę rozliczaną w przedstawionym wniosku o płatność należy wpisać w kolumnie „kwota wydatków kwalifikowalnych” (pkt. 9 kol. 8).
3. Problemy z poprawnym obliczaniem wydatków kwalifikowalnych w przypadku nałożenia na dany kontrakt korekty, nieprawidłowo zaokrąglają kwoty.
4. W pkt. 9 wykazywane są inne kwoty niż w pkt. 7 i 8.
5. Dokumenty księgowe (faktury, rachunki) są nieprawidłowo opisywane. Zgodnie z „Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ”:
   • Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi się znaleźć numer umowy o dofinansowanie (nr projektu), a w przypadku, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowalny jest niższa niż wartość faktury – należy zamieścić kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT (Beneficjenci czasami nieprawidłowo wpisują kwotę wydatków kwalifikowalnych, na fakturze podają inną kwotę niż wynika to z pkt. 9 kol. 8). W przypadku, gdy faktura nie jest kserowana obustronnie lecz na osobnych kartkach, na drugiej kartce należy zamieszczać informację, że jest to rewers faktury nr... z dnia...
   • Pozostałe wymagane elementy opisu mogą być umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do faktury. W tym przypadku na kartce należy dodatkowo podać numer faktury, którego ona dotyczy. Beneficjenci czasami popełniają błąd w numerze faktury czy dacie faktury.
   • Czasami w opisie faktury brakuje kategorii wydatków. „Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pkt. 9 wniosku o płatność”.
   • Faktura dotyczy np. robót budowlanych oraz działań informacyjno-promocyjnych, na opisie faktury beneficjenci całą kwotę faktury przyporządkowują do kategorii „roboty budowlane”, zamiast rozdzielić koszty na poszczególne kategorie wydatków. Szczególne znaczenie ma to przy kategorii „Zarządzanie projektem”, które jest objęte limitem.
6. Przedkładane do rozliczenia dokumenty są niespójne:
   • np. w Przejściowym Świadectwie Płatności: suma wydatków w okresie rozliczeniowym jest niezgodna z sumą poszczególnych pozycji lub ilość wykonanych robót w okresie rozliczeniowym jest niezgodna z danymi zawartymi w Protokole odbioru robót,
   • protokół odbioru robót jest np. za okres od 01.10.2011r. do 31.10.2011r. a data wystawienia faktury za wykonane prace jest wcześniejsza 28.10.2011r.
7. Przedstawiona do rozliczenia zaliczki faktura została zapłacona przed przekazaniem zaliczki. Faktura taka nie może być rozliczona w ramach zaliczki, może być rozliczona jako płatność pośrednia.
8. Jeżeli faktura jest tylko częściowo zapłacona z konta zaliczkowego należy w pkt. 9 wniosku przedstawić ją zarówno w części potwierdzającej rozliczenie zaliczki jak i w części stanowiącej podstawę do refundacji w proporcji w jakiej została zapłacona z konta zaliczkowego.
9. W rozliczeniu zaliczki nie mogą być uwzględnione faktury, które nie zostały zapłacone z konta zaliczkowego.
10. Jeżeli okaże się, że zaliczka nie będzie rozliczona w pełnej wysokości, niewykorzystaną część należy zwrócić na konto BGK.
11. Niekompletna dokumentacja pod fakturę np. dotycząca opłaty za przyłączenie do sieci elektroenergetycznej, do rozliczenia należy dołączyć umowę o przyłączenie do sieci elektroenergetycznej oraz wyjaśnienia przy realizacji jakiego kontraktu było zrealizowane przyłączenie do sieci elektroenergetycznej oraz czy umowa z Wykonawcą obejmowała ten zakres robót/usług.
12. Wytworzone środki trwałe muszą być jednoznacznie opisane i zawierać informację jakiego Projektu i Programu dotyczą. Stosowne informacje należy zamieścić na drukach OT oraz w rejestrach środków trwałych.
13. Kwota poniesionych wydatków kwalifikowalnych wykazywana w tabeli nr 13 (kolumna 5) dotycząca poszczególnych kontraktów często jest niewłaściwa, gdyż nie uwzględnia kwot jakie były faktycznie autoryzowane przez IW.
14. W pkt. 18 należy wpisać wszystkie rodzaje nieprawidłowości oraz kwoty, które w związku z nałożeniem na kontrakt korekty zostały uznane za niekwalifikowalne przez Beneficjenta.
15. Zalecamy aby we wnioskach o płatność wpisując faktury w pkt. 9 pogrupować je kontraktami, a wszystkie dokumenty dotyczące jednego wydatku ułożone były po kolei (np. wydatek dotyczący robót budowlanych: faktura, potwierdzenie zapłaty, przejściowe świadectwo płatności wraz z protokołem wykonania elementów, jeżeli do tej pory nie była dostarczona umowa z wykonawcą to jeszcze umowa) - co usprawni weryfikację wniosku o płatność.
16. Składając wniosek o płatność należy załączać go również w formacie Excel, proszę pamiętać aby przy jego sporządzaniu zachować zawarte w nim formuły i nie nadpisywać kwot ręcznie („z palca”).
17. Do rozliczenia zaliczki (końcowego) przedkładać zestawienie obrotów i sald konta zaliczkowego.

Iwona Owczarek

Zespół Kontroli POIiŚ